Die Anforderungen an die Kundenkommunikation steigen stetig. Vor dem Hintergrund liberalisierter Märkte und umfangreicher Informationsvorschriften gilt das besonders für Utility-Dienstleister. Sie müssen immer mehr personalisierte Dokumente in immer größerer Zahl und Vielfalt erstellen, denn oft ist nach kundenindividuellen Preismodellen abzurechnen.

Viele Kommunen, Stadtwerke und Energieversorger stellt das vor Herausforderungen. Zwar wissen die meisten viel über ihre Kunden, die Informationen liegen jedoch oft in unterschiedlichen Formaten vor oder stammen aus verschiedenen Quellen.

Diese Daten setzen wir für Utility-Dienstleister seit vielen Jahren erfolgreich in eine nutzenstiftende Kundenkommunikation um, die folgende Dokumente umfasst:

• Abrechnungen
• Zählerablesekarten
• Preismitteilungsschreiben
• Mailings zur Neukundengewinnung
• Ablesekarten
• Vertragsbestätigungen
• Mahnungen

Über eine definierte, sichere Schnittstelle, die mit sämtlichen Formaten und allen gängigen ERP-Systemen kommunizieren kann, übernimmt Ricoh Ihre Kundendaten, vereinheitlicht sie und führt sie in einer Datenbank zusammen. Dabei sind Plausibilitätsprüfungen sinnvoll. Übersteigt beispielsweise der Rechnungsbetrag eine bestimmte Summe, legt Ricoh die Rechnung automatisch einem Ihrer Sachbearbeiter zur Prüfung vor. So vermeiden Sie falsche Rechnungen und verärgerte Kunden.

Danach erstellen wir das Layout der Dokumente, fügen digitale Signaturen ein und bereiten Adressen und Daten auf. Über Portale geben Sie die Dokumente zur Produktion frei. Danach drucken, versenden und archivieren wir Ihre Dokumente. Auch die Aufbereitung und der Versand von Inhalten per E-Mail, SMS- oder Voice-Nachricht gehören zu unserem Angebot. Beim Versand gedruckter Dokumente optimieren wir Porto und Routen. Neben der Deutschen Post arbeiten wir auch mit alternativen Zustellern zusammen. Auf diese Weise sparen unsere Kunden oft einige tausend Euro Versandkosten.

Aber nicht nur der Versand, auch die Optimierung von Prozessen spart Zeit und Geld. Durch kundenspezifische Informationspakete erhöht sich zudem die Kundenzufriedenheit. Der Versand korrekter Rechnungen und Kontoauszüge reduziert den Aufwand im Call-Center. Darüber hinaus stellt Ricoh sicher, dass Ihre Kundenkorrespondenz im richtigen Corporate Design abgewickelt wird. Ein wichtiger Beitrag für ein positives Image.